提高工作效率的6条建议

前言

笔者在从个人贡献者逐步转变成团队Leader的过程中,工作的内容有了很大程度的转变,伴随而来问题就是如何确保每天仍然是高效工作状态。

在个人贡献者这个阶段,更多时候的工作方式是任务式的,完成一个需求,修改一个bug,这些任务天然是独立的,在处理过程中也更容易集中精神。

而到了团队Leader这个阶段,大量的事情需要处理,工作方式不再是任务式,因此如何有效的提高效率,管理时间,是首先要掌握以及付诸实践的。

笔者整理了几条提高效率的小技巧和建议,如果你恰好有这方面的需求,那么我们就开始吧。

告别多任务工作模式

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人脑最初的设计应该就是单任务的,只允许同一时间做一件事情。
科学研究也表明人脑在多任务的状态下,会无形的带来压力,效率下降。

想象下我们的祖先绝对不会在打猎的时候处理其他事情,因为这样整不好就被野兽吃了。
或者说一边聊天一边打猎的祖先(多任务模式的祖先)已经被野兽吃完了。

很多人相信大脑是非常强大的,它足以应对各种多任务工作,我甚至可以一边聊天一边工作,然而这些仅仅是假象罢了,你的大脑实际是在多个任务中来回切换。

如果你有计算机背景的话,你会知道线程切换是需要消耗资源的,对于人脑来说也一样,任务切换所花的成本远比计算机要大。

如果你的前一项工作令你的大脑很深入的思考,那么打断它再切换回来的时间需要20分钟甚至更多,所以应该最大程度的避免多线程工作,一次只专心做一件事。

Do one thing at one time.

告别“事件驱动”

什么是“事件驱动”

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科技的进步带来了巨大的福利,而于此同时,我们似乎需要处理更多的信息了,很多时候我们是“事件驱动”模式来工作,生活的。

微信有人跟我说话,去看一眼。
没事,继续工作…
脉脉上又有新爆料了,赶紧看看。
没事,继续工作…
同事又来找我问问题,开会了。
好了,继续工作…

对于每天坐在电脑前,时刻都与互联网互联的我们而言,很容易被这些“事件”打断,放下手头的工作,满足自己的好奇心,而这一放,大把的时间就过去了。

危害是什么

  • 无法深度思考问题,随时被打断
  • 无关紧要的信息被及时处理,而重要的事情遗漏在外

怎么做

首先认识到自己一直被这些“事件追赶者”,然后方案就很简单了:

  • 关掉各种推送消息,关掉微信,关掉微博,只保留真的需要随时响应的事件。
  • 批量处理“事件”,比如工作邮件,那么每天集中1~2个时间段及时处理掉即可。

减少无用信息输入

大脑处理信息的能力是有限的,这个笔者深有体会,不经意间看到的某个信息可能会一直在你的大脑中萦绕,而这些影响是不太容易感知到的。
笔者在一年多前,删掉了所有的新闻客户端,目前生活并无什么异常,可以有更多的时间做更加重要的事情,且注意力可以更加集中。

怎么做

这里推荐你能尝试着去做:

  • 删掉新闻客户端,或者减少关注的类目,有些信息真的对你来说无关紧要。
  • 远离微博热搜,这些信息对你来说也没什么乱用。

用日历取代任务清单

可能你有过这样的经历,整了一个待办清单,然后凡是觉得应该去做,但是现在不想做的事情都塞到里面去,时间长了你发现清单内容越来越多,然而该做的事情还是没有完成。

不妨尝试丢掉你的清单工具,该用日历来管理你要做的事情和任务。

为什么有效

  • 每个人天生或多或少都是有拖延的,只有在Dead line的压迫下才被迫搞定事情。如果任务躺在待办里面,寄希望于未来的自己,那估计这个任务永远都不会做了。
    重要的事情躺在日历中,你将会在任务开始的时候更加专注,因为你自己给自己设置了一个dead line。

  • 大脑需要预热,你在不断整理任务放到日历中的时候,大脑也会自动在那个时间点做好准备。

  • 日历可以可视化时间,你会看到未来你有多少时间可用,这可以帮助你更加聚焦的完成重要的事情。

怎么做

  • 找一个日历应用(个人推荐谷歌的)
  • 把最近需要处理的任务罗列到清单里面,摘出来重要的,安排到日历中,不重要的直接删掉,时间到的时候毫不犹豫的去做

试试番茄工作法

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之所以说试试,因为觉得很多时候,被人强行安利就会有天然的抗拒感,因此,推荐你试试。

番茄工作法是比较出名的一种工作方法,它帮助你更加聚焦来完成一项任务,相关的文章非常多,建议可以百度一下了解,这里笔者只来谈谈用番茄工作法过程中的一些经历以及技巧。

  • 番茄钟开始的时候要有仪式感,最初番茄工作法是利用厨房的定时闹钟来计时,因此需要有一个扭动的过程,这个“仪式”可以给大脑提供信号:兄弟,要开始干活了。这个信号很重要,所以你可以尝试有自己的开始仪式,比如拍一下手,或者深呼吸一下。
  • 将所有通信工具静音,减少“事件”对你的干扰,关闭工作窗口意外的所有程序,相信我你的大脑里面真的有个猴子,它只要看到一丢丢干扰信息,它就跳走了,且再也回不来了。
  • 不要欺骗自己,中途自己打断了就把原因记下来,找时间整理下原因,对症下药。

试试冥想

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冥想是是比较有效的提升专注力,放松大脑的方法,它不复杂,但很有效。
你可以做到什么都不想,你在做事情的时候注意力就可以更加集中。
笔者只算初学者吧,但也渐渐的感受到了冥想带来的好处。
也将一些建议吧:

  • 冥想的方法很多,入门推荐呼吸法,感受身体的韵律,感受呼吸的节奏,放空自己的大脑。
  • 安静的环境不好找,可以听一些冥想的音乐,网易等平台都可以找到。很多音乐一听到画面感就来了,你会觉得自己在大自然中,是一直小兔子。

后面有机会笔者会做更多的介绍。

参考

这里罗列了一些相关的文章,写的比我更好,如果你需要更加深入的了解,推荐可以下
Multitasking is Killing Your Brain
Why the modern world is bad for your brain
Why Calendars are More Effective Than To-do Lists